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A medida ocorre antes da mudança prevista para 1º de novembro de 2026, quando todas as empresas do Simples Nacional passarão a emitir NFS-e exclusivamente por meio do Emissor Nacional, seja pelo portal web, aplicativo móvel ou API, conforme a Resolução CGSN nº 191/2026.

A nova funcionalidade foi criada para municípios que atualmente mantêm sistemas próprios de emissão de NFS-e. Com uma configuração no Painel Administrativo Municipal, a prefeitura poderá autorizar antecipadamente que os contribuintes do Simples Nacional estabelecidos no município utilizem os Emissores Públicos Nacionais.

Como funciona a mudança

A autorização é feita pela administração municipal com base nas informações cadastrais do Cadastro Nacional da Pessoa Jurídica (CNPJ).

Com a configuração, empresas do Simples Nacional poderão começar a utilizar antecipadamente o Emissor Nacional, mesmo que o município ainda mantenha seu sistema próprio para os demais contribuintes.

A medida permite que a migração ocorra de forma gradual, evitando que a mudança fique concentrada próxima à data em que a utilização do sistema nacional se tornará obrigatória para as empresas do Simples.

O próprio guia técnico do Painel Administrativo Municipal prevê mecanismos para uma adoção faseada do sistema, permitindo que os municípios definam quais contribuintes utilizarão o sistema próprio e quais poderão emitir pelo ambiente nacional.

O que muda para empresas do Simples Nacional

Para os contribuintes, a principal mudança é a possibilidade de começar a utilizar o Emissor Nacional antes de 1º de novembro.

A antecipação permite que empresas atualmente acostumadas aos sistemas municipais conheçam o novo ambiente e façam os ajustes necessários em seus processos de emissão de documentos fiscais.

Segundo a Plataforma NFS-e Nacional, a medida busca reduzir dúvidas e possíveis dificuldades operacionais quando a obrigatoriedade entrar em vigor.

A partir de novembro, independentemente de o município ter mantido seu emissor próprio, todas as empresas optantes pelo Simples Nacional estarão habilitadas a utilizar os Emissores Nacionais.

Municípios podem antecipar a migração

A nova ferramenta é direcionada principalmente aos municípios que ainda utilizam emissores próprios de NFS-e.

Essas administrações podem acessar o Painel Administrativo Municipal e realizar a configuração para liberar antecipadamente o Emissor Nacional aos contribuintes do Simples Nacional de seu território.

Já os municípios que utilizam os Emissores Nacionais para todos os contribuintes não terão alteração com a nova funcionalidade.

A orientação da Plataforma NFS-e Nacional é que os gestores municipais façam a configuração com antecedência. A medida busca facilitar o planejamento da transição e permitir que os contribuintes recebam suporte durante o período de adaptação.

Transição para o sistema nacional

A mudança faz parte do processo de ampliação do uso da NFS-e Nacional. A plataforma permite que os municípios utilizem o sistema nacional diretamente ou mantenham seus próprios emissores, com integração ao Ambiente de Dados Nacional.

O modelo de migração gradual foi desenvolvido justamente para evitar impactos operacionais, permitindo que os contribuintes sejam transferidos de um sistema para outro em momentos diferentes.

Para as empresas do Simples Nacional, a recomendação é acompanhar as orientações do município e verificar, antes da obrigatoriedade, como será realizada a emissão da NFS-e no Emissor Nacional._

O setor já enfrenta a mudança de hábitos dos consumidores e questões trabalhistas e tributárias cada vez mais sensíveis. Entre as empresas do Simples Nacional, a grande maioria, apenas 10,6% estão se preparando ativamente para decidir como vão recolher o IBS e a CBS em 2027.

A reforma não é problema da contabilidade, é uma decisão de estratégia. Quem vai escolher entre recolher IBS e CBS dentro do DAS ou apurá-los pelas regras do regime regular, o chamado Simples Híbrido, definirá quanto vai pagar de imposto, como vai se comportar o fluxo de caixa e o nível de burocracia que o negócio lidará.

A opção precisa ser feita entre 1º e 30 de setembro de 2026, com efeitos de janeiro a junho de 2027. Quem perder a janela terá nova chance apenas em março de 2027, para o segundo semestre. O prazo não está longe. Está na porta.

A escolha afeta preço, crédito e a relação com fornecedores e clientes. O bar da esquina, que vende direto ao consumidor final, faz uma conta. O restaurante que fornece marmitas para empresas faz outra, porque o comprador pode aproveitar créditos e isso muda a negociação.

Na minha vivência diária com empresas, vejo o mesmo padrão: o empresário não se prepara por falta de interesse, mas porque acredita que o prazo ainda está longe ou que alguém vai orientá-lo na hora certa. Essa confiança é arriscada. Decidir com responsabilidade exige, no mínimo, saber quanto se fatura, quanto custa operar, quem compra de você e de quem você compra, e o que a apuração separada do IBS e da CBS fará com a rotina financeira do estabelecimento.

A reforma também cobra organização. Documentos fiscais, contratos, sistemas de pagamento, cadastro de fornecedores e formação de preços precisarão conversar entre si. Quem não tiver informação confiável terá mais dificuldade para identificar custos, corrigir erros e proteger a margem.

Nada disso exige um departamento jurídico. Exige abandonar o improviso.

Decidir por omissão também é decidir; e quase sempre é a pior das decisões. O ano de 2026 não é ano de espera: é o momento de preparar a empresa para uma mudança que será gradual, mas que já exige escolhas concretas.

Quem se antecipar transforma obrigação legal em vantagem competitiva. Quem deixar para depois descobrirá, tarde demais, que a falta de planejamento também tem um custo._

Segundo o comunicado oficial do MTE, a guia pode ser gerada previamente e paga até a data de vencimento correspondente. A recomendação é evitar que a emissão fique para o último dia quando a operação envolve grande volume de informações.

Qual é o prazo de pagamento?

O FGTS mensal e os valores de empréstimo consignado mencionados na orientação vencem no dia 20 do mês seguinte ao da competência. Se o dia 20 não for útil, o vencimento é antecipado para o dia útil imediatamente anterior.

Há também um limite de horário: na data de vencimento ou de validade da guia, o pagamento por Pix deve ocorrer até as 21h59min59s, no horário de Brasília, conforme a regulamentação citada pelo MTE. Portanto, gerar o documento antes do prazo não altera a data de pagamento, mas deixar a transação para depois desse horário pode comprometer o recolhimento tempestivo. 

Por que o MTE recomenda emitir a guia antes?

Próximo ao vencimento, o FGTS Digital recebe mais acessos e solicitações de processamento. Para a maioria das empresas, a emissão é rápida. Já para empregadores com muitos trabalhadores, a quantidade de informações pode exigir mais tempo para gerar a guia.

A orientação prática para os departamentos pessoais e escritórios contábeis é conferir os dados necessários, emitir a guia com antecedência suficiente e programar o pagamento dentro do prazo. Emissão e recolhimento são etapas distintas: antecipar a primeira ajuda no planejamento, sem antecipar a obrigação de realizar a segunda.

O comunicado trata do FGTS mensal e dos valores de consignado nele mencionados. Prazos de outras modalidades de recolhimento devem ser verificados conforme a operação correspondente.

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A contagem do prazo começa em 1º de outubro, primeiro dia do mês. Como o sábado é considerado dia útil para essa finalidade, ele ocupa a terceira posição da contagem. Assim, o quinto dia útil será alcançado na terça-feira, 6 de outubro.

O prazo vale para o pagamento mensal dos salários relativos ao mês anterior. Quando utilizado o sistema bancário, a Instrução Normativa estabelece que os valores devem estar disponíveis para o trabalhador até o quinto dia útil.

O cálculo da data também exige atenção às regras eventualmente estabelecidas em convenções ou acordos coletivos da categoria. Esses instrumentos podem prever condições específicas para o pagamento dos salários, inclusive quando o quinto dia útil coincidir com um sábado.

Como é feita a contagem do quinto dia útil

Para outubro, a contagem considera os primeiros dias do mês na seguinte sequência: 1º de outubro, quinta-feira, corresponde ao primeiro dia útil; 2 de outubro, sexta-feira, ao segundo; e 3 de outubro, sábado, ao terceiro.

O domingo, 4 de outubro, não entra na contagem. Na segunda-feira, 5 de outubro, chega-se ao quarto dia útil e, finalmente, a terça-feira, 6 de outubro, corresponde ao quinto dia útil.

A inclusão do sábado não é uma interpretação específica para outubro. A Instrução Normativa nº 1/1989 determina expressamente que, para a contagem do prazo de pagamento dos salários, o sábado deve ser incluído, enquanto domingos e feriados, inclusive municipais, são excluídos. 

Dessa forma, para o salário de setembro de 2026, a sequência fica: 1º de outubro (1º dia), 2 (2º), 3 (3º), 5 (4º) e 6 de outubro (5º).

O que pode ocorrer em caso de atraso no salário

O pagamento realizado depois do quinto dia útil representa descumprimento do prazo estabelecido para a quitação mensal dos salários. A Instrução Normativa nº 1/1989 prevê que a fiscalização trabalhista pode autuar o empregador que não observar a regra. 

Em situações de atraso recorrente, o trabalhador pode procurar o Ministério do Trabalho e Emprego para registrar uma denúncia, conforme o conteúdo-base.

O atraso salarial também pode gerar discussões na relação de trabalho, inclusive sobre eventual rescisão indireta, dependendo das circunstâncias do caso concreto. A caracterização dessa hipótese, portanto, deve ser analisada de acordo com a situação do vínculo empregatício.

Para as empresas, o cumprimento do prazo exige atenção tanto ao calendário quanto às regras específicas aplicáveis à categoria profissional. O pagamento por meio bancário, por exemplo, deve garantir que os valores estejam disponíveis ao empregado dentro do prazo previsto.

Quinto dia útil pode cair no sábado?

Sim. Pela regra geral da Instrução Normativa nº 1/1989, o sábado é considerado dia útil para a contagem do prazo de pagamento mensal dos salários. Por isso, se a sequência de dias fizer com que o quinto dia útil caia em um sábado, essa data integra a contagem.

A aplicação dessa regra, porém, deve ser conferida junto às normas coletivas da categoria. Convenções e acordos coletivos podem estabelecer condições próprias para o pagamento dos salários.

É preciso, porém, verificar se existe convenção ou acordo coletivo aplicável à categoria profissional, pois esses instrumentos podem estabelecer regras específicas sobre a data ou a forma de pagamento dos salários. 

Por isso, a empresa deve verificar a convenção ou o acordo coletivo aplicável aos seus empregados antes de definir a data de pagamento, além de observar o prazo previsto na legislação trabalhista.

De que forma a regra impacta a rotina do departamento pessoal

O cálculo correto do quinto dia útil interfere diretamente no planejamento da folha de pagamento. Para definir a data de crédito, é necessário considerar a competência do salário, o calendário do mês seguinte e a forma de contagem prevista na legislação.

A inclusão dos sábados é um dos principais pontos de atenção, já que a contagem para essa finalidade não corresponde necessariamente à sequência de dias úteis utilizada em outras situações trabalhistas ou bancárias.

Também é necessário verificar a existência de feriados no período, pois eles não são considerados na contagem prevista pela Instrução Normativa nº 1/1989. A norma determina a exclusão de domingos e feriados, inclusive municipais. Além disso, profissionais responsáveis pela folha e pelo departamento pessoal devem consultar as normas coletivas aplicáveis aos trabalhadores. Caso exista uma regra específica sobre a data ou a forma de pagamento, ela precisa ser considerada na programação da folha.

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A revisão foi elaborada para adequar os leiautes da versão S-1.3 do eSocial. Entre os ajustes estão mudanças em campos de eventos, criação e alteração de validações, inclusão de códigos em tabelas e modificações direcionadas a situações específicas da Administração Pública, benefícios, afastamentos, dependentes, desligamentos e informações relacionadas ao salário-paternidade.

O que muda no eSocial com a revisão

Uma das primeiras alterações previstas envolve os eventos S-2410 e S-2416. A partir de 29 de setembro, em produção, haverá mudanças nas validações relacionadas a benefícios, incluindo situações de transferência para outro órgão, mudança de CPF e benefícios iniciados antes da obrigatoriedade dos eventos não periódicos para entes públicos.

Outra etapa está programada para 26 de outubro. Entre os ajustes, o evento S-2200 deixará de utilizar o campo {infoCota}, enquanto o S-2205 terá mudança na condição de preenchimento do grupo {infoDeficiencia} quando houver informação de deficiência no Registro de Eventos Trabalhistas (RET).

Também estão previstas alterações nos eventos S-2230, S-2231, S-2299, S-2399, S-2420, S-2300, S-2410, S-2500 e S-8200. As mudanças incluem novas validações, flexibilização de regras para a Administração Pública e criação de campos relacionados a local de trabalho, nome social, cargo e função de confiança ou cargo em comissão.

Principais datas de implantação da Nota Técnica

A atualização será distribuída em diferentes momentos. A primeira mudança prevista ocorre nesta sexta-feira (25) no ambiente de produção restrita e em 29 de setembro no ambiente de produção.

Na sequência, novas alterações chegam ao ambiente de produção restrita em 13 de outubro e à produção em 26 de outubro. Essa etapa reúne ajustes em eventos trabalhistas, benefícios, desligamentos e informações relacionadas a contratos e funções.

Em novembro, a implantação está prevista para ocorrer em 9 de novembro na produção restrita e em 23 de novembro no ambiente de produção. Entre os pontos dessa fase estão alterações no S-1000 e S-1010, validações de CPF de dependentes, informações sobre jornada e regras aplicáveis a rubricas.

Já em dezembro, a produção restrita receberá os ajustes em 7 de dezembro, enquanto a produção terá a implantação em 14 de dezembro. Essa etapa inclui mudanças no S-1000, S-1010, S-2500, S-2501, S-5001 e S-5011, além de atualizações nas Tabelas 03 e 18.

Salário-paternidade entra entre as alterações previstas

A revisão também contempla mudanças relacionadas ao salário-paternidade. No S-1010, por exemplo, serão incluídos os valores 23, 24, 27 e 28 no campo {codIncCP}, referentes ao salário-paternidade.

O S-5001 também receberá o valor 33 no campo {tpValor} e no campo {tpVrPerRef}, além de mudanças de validação. Já o S-5011 terá a criação do campo {vrSalPat}, destinado ao valor do salário-paternidade.

As alterações alcançam ainda a Tabela 03, que receberá os códigos 4052, 4053, 9928 e 9929, relacionados a naturezas de rubrica de salário-paternidade.

Na Tabela 18, foram incluídos os códigos 46, 47, 48, 49, 50, 51, 52 e 53, além da alteração da descrição dos códigos 18 e 20. A nota técnica revisada destaca que os códigos 52 e 53 foram incluídos especificamente nesta revisão e que também houve mudança nas descrições dos códigos 18, 20, 47, 48 e 51.

O que muda para informações de dependentes e folha

As validações de CPF também estão entre os pontos atualizados. Nos eventos S-1210 e S-2501, o CPF de dependentes passará por validação na base da Receita Federal do Brasil (RFB).

A mesma lógica será aplicada aos eventos S-2200, S-2205, S-2300, S-2400 e S-2405. Nesses casos, o CPF informado para dependentes será validado na base da RFB, conforme a implantação prevista para 23 de novembro.

Ainda nessa etapa, o eSocial alterará validações relacionadas à jornada nos eventos S-2200 e S-2206. O preenchimento de {qtdHrsSem} deverá ser compatível com {tmpParc}, enquanto este último campo terá validação ajustada para contemplar o tipo de jornada 12 X 36.

Também haverá alteração no S-2299 para verificar se o empregador sucessor existe na base da RFB. No S-2501, determinados campos relacionados a dependentes não poderão receber CPF inválido.

Administração Pública terá alterações específicas

Parte dos ajustes está direcionada a informações prestadas por órgãos da Administração Pública. No S-1202, por exemplo, haverá flexibilização de validação para permitir que o número de inscrição informado seja igual ao estabelecimento cadastrado no S-1005 quando a natureza jurídica do declarante for Administração Pública.

Alterações semelhantes estão previstas nos eventos S-2231, S-2300, S-2410 e S-2420, com mudanças nas validações de campos relacionados à inscrição de estabelecimentos e órgãos. No S-2500, a revisão cria o grupo {localTrabalho} e seus respectivos subgrupos e campos para permitir a informação do local de trabalho.

O mesmo evento passa a contar com campos para nome social, nome do cargo, nome da função de confiança ou cargo em comissão e CBO da função. Também foi ajustada a descrição e a validação do campo {codCBO} para contemplar o código de categoria 906.

Próxima etapa ocorre em janeiro de 2027

A última implantação indicada na Nota Técnica S-1.3 nº 07/2026 revisada está prevista para 18 de janeiro de 2027, exclusivamente no ambiente de produção. Nessa etapa, o evento S-8200 receberá o grupo {observacoes} e o respectivo campo.

A alteração permitirá informar condições especiais de trabalho. A documentação correspondente dos esquemas XSD também está prevista para essa data.

Com as mudanças distribuídas em diferentes datas, a Nota Técnica revisada estabelece uma sequência de atualizações para a versão S-1.3 do eSocial. Para os profissionais que atuam com folha, departamento pessoal e obrigações trabalhistas, o acompanhamento das datas de implantação e das novas regras de validação será necessário conforme cada alteração entrar em produção._

A mudança já havia sido prevista na documentação técnica divulgada pelo eSocial. Antes da entrada no ambiente de produção, as alterações serão disponibilizadas no ambiente de produção restrita em 25 de setembro.

O que muda nos eventos S-2410 e S-2416

O item 3.2 contempla três alterações principais.

No evento S-2410, o grupo {instPenMorte} terá sua condição modificada. Com a atualização, o preenchimento desse grupo não será exigido nos casos de transferência de benefício para outro órgão ou mudança de CPF.

Também será alterada a validação do campo {dtIniBeneficio}. A mudança permitirá o envio de informações referentes à transferência de benefício iniciado antes da obrigatoriedade dos eventos não periódicos para o ente público no eSocial.

Já nos eventos S-2410 e S-2416, haverá alteração na validação do campo {tpBeneficio}. A atualização permitirá a utilização de código do grupo [08] da Tabela 25 nos casos de transferência de benefício para outro órgão ou mudança de CPF.

Quando a alteração entra em vigor

O cronograma definido na Nota Técnica estabelece duas etapas para a implantação:

25 de setembro de 2026: entrada no ambiente de produção restrita;

29 de setembro de 2026: entrada nos ambientes de produção.

O eSocial também informa que não haverá alteração nos esquemas XSD para essa etapa específica.

Por que profissionais devem ficar atentos

A mudança interessa principalmente aos responsáveis pelo envio e manutenção das informações de benefícios de entes públicos no eSocial.

Com a alteração das validações, os sistemas utilizados para transmissão dos eventos devem estar preparados para as novas regras a partir da entrada em produção. Isso inclui situações de transferência de benefício entre órgãos e alterações de CPF previstas na documentação.

A recomendação é que os responsáveis pelo departamento pessoal, folha e sistemas de gestão verifiquem a documentação da Nota Técnica e os procedimentos utilizados para o envio dos eventos S-2410 e S-2416 antes da implantação.

NT 07/2026 terá outras etapas

A atualização prevista para 29 de setembro é apenas uma das etapas da Nota Técnica S-1.3 nº 07/2026.

O cronograma do eSocial prevê ainda alterações nos itens 3.3, 3.4, 3.5 e 3.6, com implantações em produção previstas, respectivamente, para 26 de outubro, 23 de novembro, 14 de dezembro de 2026 e 18 de janeiro de 2027.

A documentação técnica da NT 07/2026 reúne ajustes nos leiautes, tabelas e regras de validação do eSocial._

A proposta que prevê o fim da escala 6x1 e a redução da jornada máxima de 44 para 40 horas semanais, sem redução salarial e com dois dias de descanso, foi aprovada pela Câmara dos Deputados em maio e segue em discussão no Senado, que retomou o debate sobre o tema em agosto.

Independentemente do desfecho legislativo, há um exercício que as empresas já deveriam fazer: identificar onde estão mais expostas e projetar como diferentes cenários de jornada afetariam seus contratos terceirizados. Isso não significa antecipar renegociações ou assumir que a mudança ocorrerá nos termos atualmente discutidos, mas conhecer a própria exposição antes que um novo cenário transforme planejamento em urgência.

Em atividades como limpeza, portaria, vigilância, manutenção, logística e facilities, a jornada está diretamente relacionada ao dimensionamento das equipes. Se o período de funcionamento de uma operação permanece o mesmo, mas cada profissional passa a trabalhar menos horas, essa diferença precisará ser absorvida pela reorganização das escalas, recomposição das equipes ou utilização de horas extras.

Uma redução de 44 para 40 horas semanais representa uma diminuição de aproximadamente 9% na jornada individual. Em contratos intensivos em mão de obra, esse percentual pode ter reflexos sobre salários, encargos, benefícios e outros componentes do custo da operação. Quanto maior a dependência de postos fixos, escalas e turnos, maior tende a ser a sensibilidade do contrato a uma mudança dessa natureza.

Mas as horas extras não podem ser tratadas simplesmente como uma solução para compensar uma eventual redução da jornada. Além do impacto financeiro, a atualização da NR 1, que passa a contemplar os riscos psicossociais no gerenciamento de riscos ocupacionais, amplia a necessidade de atenção ao excesso recorrente de horas trabalhadas. Jornadas excessivas e sobrecarga podem ser indicativos de situações que precisam ser acompanhadas pelas empresas e estão sujeitas à fiscalização.

Na prática, recompor uma redução de jornada apenas acumulando horas extras pode significar mais do que um aumento de custo. Pode representar uma exposição adicional relacionada à saúde e à segurança dos trabalhadores. Por isso, conhecer antecipadamente a distribuição das jornadas, o volume de horas extras e a estrutura das escalas é fundamental para avaliar quais alternativas são viáveis em cada operação.

É por isso que olhar apenas para a folha de pagamento do fornecedor significa enxergar somente parte do problema. Quando a estrutura de custos de uma empresa prestadora de serviços muda, essa pressão pode chegar à contratante por meio de pedidos de reajuste, repactuação ou reequilíbrio econômico financeiro. Chegar à mesa de negociação conhecendo apenas o cálculo apresentado pelo fornecedor pode deixar a empresa em desvantagem.

Cláusulas de reajuste, repactuação e reequilíbrio podem estabelecer condições distintas para a revisão dos valores contratados. Conhecer essas regras e ter dados próprios sobre a operação permite avaliar com mais objetividade a exposição de cada contrato. As empresas mais preparadas não precisam prever qual será o resultado da discussão no Congresso. Precisam saber o que acontecerá com sua operação em cada cenário possível.

A discussão sobre a jornada também expõe uma fragilidade comum na gestão de terceiros: confundir conformidade documental com segurança. Receber e armazenar documentos do fornecedor não significa, por si só, que os riscos estejam sendo efetivamente acompanhados. Folhas de pagamento, registros de jornada, horas extras, intervalos e adicionais podem revelar situações que exigem atenção antes de se transformarem em passivos.

Em um eventual cenário de redução da jornada, essa inteligência se torna ainda mais relevante. Conhecer o volume atual de horas extras, a distribuição das escalas, as jornadas noturnas, os adicionais e as características de cada operação permite identificar problemas existentes e projetar onde uma mudança poderá exercer maior pressão, inclusive sobre aspectos relacionados aos riscos psicossociais.

Terceirizar uma atividade também não significa eliminar a exposição da contratante. Dependendo das circunstâncias, o descumprimento de obrigações trabalhistas pelo fornecedor pode gerar responsabilização subsidiária da empresa que contratou o serviço. Se uma mudança na jornada pressionar a estrutura financeira de determinados prestadores, acompanhar a situação trabalhista desses fornecedores passa a ser ainda mais importante.

É justamente aí que o debate sobre a escala 6x1 deixa de ser apenas uma discussão sobre jornada de trabalho e passa a ser uma questão de gestão empresarial. Contratos intensivos em mão de obra, fornecedores mais sensíveis a variações de custos e operações dependentes de turnos e postos fixos deveriam estar no radar de Compras, RH, Finanças, Jurídico e Operações antes de uma eventual mudança entrar em vigor.

Não se trata de revisar indiscriminadamente contratos ou antecipar uma legislação que ainda está em discussão. Trata-se de conhecer a exposição atual da empresa. Quem sabe onde estão os contratos mais sensíveis, compreende como seus custos são formados e acompanha efetivamente os riscos trabalhistas dos fornecedores terá melhores condições de negociar e reorganizar sua operação diante de qualquer mudança.

A discussão legislativa ainda terá seus próximos capítulos. As empresas não precisam saber hoje qual será o desfecho. Precisam saber qual será sua exposição se o cenário mudar. Quem esperar a nova regra para descobrir quanto ela poderá custar começará essa discussão em desvantagem.

Almir Rocha é sócio e líder da área de Gestão de Terceiros da Bernhoeft. Administrador, com especialização em Direito do Trabalho e Previdenciário e Gestão da Qualidade, atua há mais de 15 anos com gestão de terceiros, fornecedores e riscos trabalhistas, apoiando empresas de médio e grande porte na estruturação e gestão dessas operações._

Uma empresa contrata uma plataforma para acelerar o recrutamento. O sistema recebe os currículos, atribui notas e devolve uma lista de finalistas. O RH ganha tempo, o processo parece mais objetivo e a contratação avança. Meses depois, alguém pergunta por que determinados profissionais ficaram de fora, e a única resposta disponível é "foi o sistema".

Convém olhar com atenção para essa frase. Ela não é uma defesa; é uma confissão. Quem a pronuncia admite que a empresa decidiu sobre a vida profissional de alguém sem saber por quê.

O algoritmo não tem CNPJ, não assina a carteira de trabalho e não comparece à audiência. A Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) define o empregador como aquele que assume os riscos da atividade econômica, e o risco das ferramentas escolhidas para gerir pessoas está incluído. A tecnologia pode ser terceirizada. A responsabilidade pelos critérios de contratação, promoção e dispensa, não.

Nada disso recomenda recuar. A inteligência artificial (IA) pode ajudar o RH a organizar informações, identificar competências e reduzir o peso de avaliações puramente subjetivas. Também não é verdade que todo resultado desfavorável produzido por um sistema configure discriminação. Entre a confiança cega na ferramenta e a rejeição à inovação existe um caminho mais consistente, feito de critérios justificáveis, testes, documentação e capacidade de corrigir decisões. Percorrê-lo exige abandonar quatro ilusões confortáveis.

A primeira ilusão é a de que o sistema é neutro. Algoritmo é, em termos simples, uma sequência de instruções para executar uma tarefa. Nem todo algoritmo usa inteligência artificial. Um filtro que elimina candidatos acima de certa idade é uma regra elementar de programação e, ainda assim, produz uma exclusão juridicamente problemática.

Nos sistemas que aprendem com dados, o risco é menos visível. A ferramenta não chega à empresa com opiniões próprias: aprende com o histórico que recebe. Se esse histórico contém escolhas enviesadas, ela as reproduz como se descrevessem o profissional ideal. O exemplo mais conhecido é o de um projeto experimental da Amazon, noticiado em 2018. Treinado com anos de contratações majoritariamente masculinas, o modelo aprendeu a preferir homens, passou a rebaixar currículos que continham a palavra "mulher" e acabou abandonado pela empresa. Ninguém programou o preconceito. O sistema apenas aprendeu, com grande eficiência, o que havia sido feito antes.

Daí a pergunta incômoda que toda empresa deveria fazer antes de contratar a ferramenta: o que o nosso histórico de contratações e promoções ensinaria a ela?

Os caminhos do viés costumam ser discretos. Um modelo que valorize trajetórias sem interrupções pode prejudicar quem se afastou para cuidar de filhos ou familiares, embora essa circunstância nada diga sobre a capacidade de exercer a função. O ano de formatura funciona como indicador indireto de idade. O endereço residencial pode receber um peso sem relação demonstrável com as exigências do trabalho.

É por isso que retirar os campos "sexo" e "idade" do formulário não resolve. A discriminação pode ser direta, quando a exclusão se apoia expressamente em característica protegida, ou indireta, quando um critério aparentemente neutro provoca desvantagem injustificada. Um sistema que nunca recebeu a idade do candidato pode chegar ao mesmo resultado por outros caminhos.

O contraponto é igualmente importante. A Convenção nº 111 da Organização Internacional do Trabalho (OIT), ratificada pelo Brasil, reconhece que distinções fundadas em requisitos inerentes ao emprego não constituem discriminação. Exigir habilitação profissional pertinente ou conhecimento efetivamente necessário à atividade não se confunde com excluir alguém por estereótipo. A empresa tem o direito de escolher os melhores. Precisa apenas conseguir demonstrar a relação entre cada critério e o trabalho.

A segunda ilusão é a de que ainda não há lei sobre isso. Há quem trate o RH digital como território à espera de regulamentação. É um engano. As normas que limitam a decisão do gestor limitam, do mesmo modo, a decisão que ele delega a um sistema.

A Constituição (art. 7º, XXX e XXXI) proíbe diferenças de salários, de exercício de funções e de critérios de admissão por motivo de sexo, idade, cor ou estado civil, e veda discriminação quanto a salário e critérios de admissão do trabalhador com deficiência. A Lei nº 9.029/1995 proíbe práticas discriminatórias no acesso à relação de trabalho e em sua manutenção. A CLT, nos arts. 373-A e 461, disciplina a igualdade no emprego e na remuneração. A Lei nº 14.611/2023 obriga empresas com cem ou mais empregados a publicar, a cada semestre, relatórios de transparência salarial e de critérios remuneratórios, o que sugere uma pergunta desconfortável a quem define mérito ou salário com apoio de um modelo: como descrever um critério que a própria empresa não compreende?

A Lei Brasileira de Inclusão acrescenta uma dimensão frequentemente esquecida: a própria seleção precisa ser acessível. Seu art. 34 veda discriminação nas etapas de recrutamento, seleção, contratação e ascensão profissional. Um teste digital cronometrado ou incompatível com leitor de tela pode eliminar um candidato com deficiência antes que qualquer pessoa o veja. Se a barreira não é indispensável à função, exige revisão, inclusive quanto às adaptações razoáveis.

No tratamento de dados incidem os princípios da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), como finalidade, necessidade, transparência, prevenção e não discriminação. Não basta que o dado esteja disponível: é preciso justificar seu uso naquele processo. E o regulador já indicou para onde pretende olhar. A Agência Nacional de Proteção de Dados (ANPD) incluiu a inteligência artificial entre os quatro temas prioritários de sua fiscalização no biênio 2026-2027.

O que ainda não é lei ajuda a enxergar a direção. O Projeto de Lei nº 2.338/2023, aprovado pelo Senado em dezembro de 2024 e em análise na Câmara dos Deputados, classifica os sistemas de IA por grau de risco e inclui no grupo de alto risco, sujeito a obrigações reforçadas, os que são usados em decisões de acesso ao emprego e na avaliação de trabalhadores. O regulamento europeu de inteligência artificial dá o mesmo enquadramento aos sistemas de recrutamento, promoção, distribuição de tarefas, avaliação de desempenho e desligamento. Em 2026, a União Europeia adiou para dezembro de 2027 o início dessas obrigações. Adiou o prazo, não a classificação. Quem se organizar agora não precisará correr depois.

Os casos concretos confirmam essa leitura. Nos Estados Unidos, o caso iTutorGroup oferece um exemplo direto. Segundo a ação proposta pela Equal Employment Opportunity Commission (EEOC), agência federal responsável pelo combate à discriminação no emprego, o software de recrutamento da empresa rejeitava automaticamente candidatas com 55 anos ou mais e candidatos com 60 anos ou mais. O detalhe mais instrutivo é a forma como o filtro veio à tona: uma candidata recusada reenviou a mesma candidatura com data de nascimento mais recente e foi chamada para entrevista. Em 2023, anunciou-se acordo de US$ 365 mil, acompanhado de outras medidas. Foi um acordo, sem julgamento de mérito, e a empresa negou as acusações. A lição independe do desfecho: automatizar uma restrição não modifica sua natureza, e o teste capaz de revelá-la está ao alcance de qualquer candidato. Melhor que a empresa o faça primeiro.

No Brasil, um precedente útil é o Tema Repetitivo nº 1 do Tribunal Superior do Trabalho (TST), sobre a exigência de certidão de antecedentes criminais. O Tribunal distinguiu a exigência discriminatória ou injustificada daquela amparada em previsão legal, na natureza do ofício ou no grau especial de confiança exigido. Reconheceu ainda que, ausente a justificativa, o dano moral é presumido, tenha o candidato sido admitido ou não. Não é um julgamento sobre inteligência artificial, e é justamente por isso que interessa. Mostra que a Justiça do Trabalho não precisa de lei nova para examinar um filtro de seleção: basta perguntar se ele tem justificativa compatível com a atividade. Um critério aplicado indiscriminadamente não se torna legítimo por ter sido incorporado a um sistema.

Convém não exagerar na leitura. Precedentes estrangeiros ajudam a compreender riscos, mas não substituem a análise da legislação nacional, e acordos ou decisões preliminares não equivalem a condenações. O que os casos têm em comum é o objeto do exame: em todos, o que se discute é o critério de seleção. A tecnologia é apenas o meio.

Há, nesse ponto, um paradoxo pouco discutido. O gestor enviesado decide caso a caso, de forma inconsistente, e raramente deixa registro de suas razões. O sistema enviesado aplica o mesmo critério a milhares de pessoas, com perfeita regularidade, e guarda registro de tudo. A inteligência artificial não inventou a discriminação. Deu a ela escala, regularidade e documentação.

Isso tem consequência no processo. A CLT (art. 818, § 1º) autoriza o juiz, em decisão fundamentada, a redistribuir o ônus da prova, isto é, o encargo de demonstrar os fatos, quando uma das partes tem mais facilidade para fazê-lo. Os parâmetros, os registros e o contrato com o fornecedor estão com a empresa, não com o candidato. Quem não consegue explicar o próprio sistema dificilmente conseguirá defendê-lo, e a "caixa-preta" que parecia proteger a empresa passa a pesar contra ela.

O mesmo fato, visto pelo outro lado, é a melhor notícia deste debate. A intuição de um entrevistador não pode ser auditada. Um sistema pode. Pela primeira vez, a empresa tem como testar seus critérios de seleção, medir seus efeitos e corrigi-los. Uma IA bem governada pode ser um processo melhor do que aquele que ela substituiu. Essa vantagem, porém, só existe para quem se dá ao trabalho de olhar.

O primeiro passo é descobrir onde a tecnologia já interfere nas decisões. O levantamento deve alcançar recrutamento, avaliação de desempenho, remuneração variável, promoções, distribuição de tarefas e desligamentos. Deve incluir também os usos informais. É bem possível que a sua empresa já use IA no RH sem que a diretoria saiba: o gestor que cola currículos ou avaliações de subordinados em um assistente de IA generativa de uso público, para pedir uma classificação, está tomando decisão de pessoal com dados de terceiros, sem critério aprovado, sem registro e sem contrato.

Para cada aplicação, a empresa deve registrar a finalidade, os dados utilizados, quem responde pelo processo e que consequência o resultado produz. A distinção que organiza todo o resto é simples: a ferramenta apenas organiza informações, ou elimina, classifica e recomenda? A primeira pede cuidados básicos. A segunda pede governança.

Em seguida, é preciso rever os critérios. Expressões como "perfil ideal", "aderência cultural" e "potencial de liderança" precisam ser traduzidas em elementos profissionais verificáveis. Se a empresa não define o que entende por aderência cultural, o sistema definirá por ela, e a definição mais provável será "parecido com quem já está aqui". A tecnologia, nesse caso, apenas confere aparência técnica a avaliações vagas. Testes práticos ligados à função, entrevistas estruturadas e critérios fixados antes da seleção são alternativas ou complementos úteis.

Antes do uso em escala, cabem testes controlados. Verifica-se se pessoas com qualificações equivalentes recebem tratamento diferente por características sem pertinência profissional, que é exatamente o teste feito pela candidata do caso iTutorGroup, e investigam-se padrões de exclusão. Uma diferença estatística é sinal para análise, não prova automática de ilícito. Sua interpretação exige considerar o tamanho da amostra, os requisitos da função e outras explicações plausíveis.

Testar não autoriza coletar dados pessoais sem critério. Quando a verificação envolver dados sensíveis, como origem racial ou informações de saúde, será preciso identificar hipótese legal adequada, limitar acessos e adotar salvaguardas. O legítimo interesse, isoladamente, não fundamenta o tratamento de dados sensíveis. E não convém supor que um consentimento genérico resolva o problema: na relação de emprego, a liberdade desse consentimento costuma ser posta em dúvida.

A terceira ilusão é a de que o fornecedor responde. A escolha do fornecedor exige diligência. Convém pedir informações sobre funcionamento, limitações, testes realizados e possibilidades de revisão, e desconfiar de quem promete um produto "livre de vieses" sem mostrar como chegou a essa conclusão. O contrato deve disciplinar proteção de dados, aviso de alterações relevantes, acesso a registros, cooperação em auditorias e em processos, e apuração de responsabilidades. A cláusula de indenização é importante, mas produz efeitos entre as partes do contrato. Não impede que a empresa seja questionada por uma decisão tomada em seu processo de gestão, nem recompõe sua reputação.

Um processo em curso nos Estados Unidos mostra para onde o debate caminha. Em Mobley v. Workday, candidatos alegam que as ferramentas de triagem de uma grande fornecedora de software de RH os prejudicaram, inclusive por meio de indicadores indiretos, como lacunas no histórico profissional. Não há decisão de mérito, e nada foi provado. O juízo, porém, admitiu que a fornecedora pode responder diretamente, como agente dos empregadores, certificou em caráter preliminar uma ação coletiva de candidatos com 40 anos ou mais e, em junho de 2026, rejeitou a maior parte de um novo pedido de extinção do processo. Determinou também que ela identificasse os clientes que habilitaram os recursos de IA em discussão. O fornecedor entrou no radar, e levou a lista de clientes consigo.

A quarta ilusão é a de que há um humano no circuito. O art. 20 da LGPD assegura ao titular o direito de solicitar a revisão de decisões tomadas unicamente com base em tratamento automatizado de dados pessoais que afetem seus interesses, e de receber informações claras sobre os critérios e procedimentos utilizados, observados os segredos comercial e industrial. A proteção ao segredo não é absoluta: se a informação for negada com esse fundamento, a ANPD pode realizar auditoria para verificar aspectos discriminatórios.

Uma precisão é necessária. A redação em vigor do art. 20 não exige que a revisão seja feita por pessoa natural; a previsão de revisão humana obrigatória foi vetada. Isso não impede a empresa de adotá-la como medida de prevenção, sobretudo nas decisões de maior impacto.

O problema é a revisão de fachada. O analista que aprova trezentas recomendações por dia, sem acesso aos fundamentos e sem tempo para examiná-los, não revisa coisa alguma; empresta sua assinatura à decisão da máquina. Minha recomendação é que decisões sobre exclusão de candidatos, promoção e desligamento contem com revisão efetiva e proporcional ao risco, feita por alguém com informação, tempo e autoridade para discordar. Um indicador simples ajuda a separar revisão de ritual: com que frequência o revisor discorda do sistema? Se a resposta for "nunca", é provável que a empresa não tenha revisão, tenha um carimbo.

Também é prudente manter canal acessível para questionamentos, registrar os fundamentos relevantes e acompanhar o sistema depois da implantação. Atualizações do fornecedor, mudanças nos dados e novos usos alteram resultados: o sistema testado em janeiro pode não ser o mesmo que decide em julho. Identificado um problema consistente, deve haver procedimento para interromper o uso afetado, preservar registros, reexaminar decisões e corrigir o que for necessário.

Para aplicações de maior risco, o relatório de impacto à proteção de dados pessoais, documento em que a empresa descreve o tratamento, seus riscos e as medidas para reduzi-los, é uma boa forma de organizar essa avaliação. Não é automaticamente obrigatório em todo uso de IA. Mas é o tipo de documento que a empresa gostará de ter pronto no dia em que alguém pedir explicações.

A conta pode superar o preço da ferramenta. As consequências dependem da conduta, da prova e da norma aplicável. No rompimento discriminatório da relação de trabalho, o art. 4º da Lei nº 9.029/1995 assegura, além da reparação por dano moral, a opção entre a reintegração, com ressarcimento integral do período de afastamento, e o recebimento em dobro da remuneração desse período. O art. 3º prevê multa administrativa de dez vezes o maior salário pago pelo empregador, elevada em 50% na reincidência, e proibição de obter empréstimo ou financiamento em instituições financeiras oficiais.

Na proteção de dados, o art. 52 da LGPD prevê sanções que incluem multa de até 2% do faturamento da pessoa jurídica, grupo ou conglomerado no Brasil no último exercício, excluídos os tributos, limitada a R$ 50 milhões por infração, além de medidas como o bloqueio ou a eliminação dos dados envolvidos. A aplicação depende de processo administrativo e dos critérios legais; o teto não é penalidade automática.

Convém fazer essa conta com o multiplicador correto. O erro de um gestor atinge uma pessoa. O erro de um sistema repete-se em todas as decisões tomadas com o mesmo critério, e um padrão que se repete em centenas de casos é matéria típica de atuação coletiva, inclusive do Ministério Público do Trabalho (MPT).

Para o departamento pessoal e a contabilidade, o tema não é abstrato. Critérios automatizados repercutem na folha, nas diferenças salariais, nas indenizações e na avaliação de contingências. Quem fecha a folha e provisiona passivos costuma ser o primeiro a perceber a inconsistência que o sistema produziu, desde que tenha sido chamado para a conversa, ao lado de RH, tecnologia e jurídico.

Há sete perguntas que caberiam na próxima reunião de diretoria. Onde, hoje, um sistema influencia quem entra, quem é promovido, quanto ganha e quem sai? Quem responde por cada uma dessas ferramentas, com nome e cargo? Cada critério de exclusão tem relação demonstrável com a função? O fornecedor entrega registros e aceita auditoria, ou apenas promete resultados? O sistema foi testado antes do uso em escala, e onde está o registro do teste? Quem revisa tem informação, tempo e autoridade para discordar, e com que frequência discorda? Se surgir um problema, a empresa sabe interromper o uso, preservar os registros e reexaminar as decisões já tomadas? Se a resposta a alguma delas for "não sei", o trabalho começa por aí.

A prevenção deve ser proporcional ao porte da empresa e ao impacto da ferramenta. Uma organização menor pode começar com um inventário simples, regras claras de uso, avaliação do fornecedor, critérios documentados e um responsável por revisar situações críticas. O essencial é que esses controles funcionem.

Não se trata de exigir resultados idênticos em toda seleção, nem de impedir decisões legítimas de gestão. Trata-se de distinguir diferenças profissionalmente justificadas de exclusões indevidas e de conservar os elementos que permitam demonstrar essa distinção.

A inteligência artificial pode melhorar o RH. Mas sua qualidade não se mede apenas em currículos processados ou horas economizadas. A pergunta que raramente aparece no painel de indicadores é outra: quantos bons profissionais o sistema descartou? Um filtro que elimina talento por razões irrelevantes custa duas vezes, no risco jurídico e no profissional que foi trabalhar para o concorrente.

Quando uma decisão for questionada, e alguma será, "foi o algoritmo" não servirá de explicação. A empresa precisará mostrar por que confiou naquela ferramenta, que cuidados adotou e como chegou ao resultado. O algoritmo não estará na sala. A empresa, sim._

30/09/2026 - 4ª Feira

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